{ 5 jours d’organisation } jour 3: votre boîte courriels

{ 5 jours d’organisation } jour 3: votre boîte courriels

Les courriels sont devenus LA méthode de communication no.1 en affaire… Pratiques, économes, et peu demandant côté temps… du moins en théorie! Je reçois beaucoup de courriels dans ma journée, je me suis donc créée une méthode de classement, un peu comme ma méthode d’organisation de fichiers.

organisez vos courriels

Créez-vous des fichiers

J’utilise google mail pour gérer mes courriels, cependant tous les logiciels de courriels vous permettent de gérer de façon plus ou moins précise vos communications. J’ai donc un fichier pour mes communications reliées avec mon boulot et plusieurs sous-fichiers dépendemment la personne qui me communique (un fichier pigistes, un fichier client, un fichier client-demandes-réglées, un fichier support site web, etc.). J’ai aussi un fichier pour les demandes de soumissions, un fichiers pour tous les courriels contenants des infos vitales (par exemple, des mots de passe) et un regroupant des facture.

Les fichiers les plus utilisés sont au début de la liste. Ils ont aussi chacun une couleur. Je suis visuelle, les codes couleurs m’aident à me repérer.

Discipline

Dans un monde parfait, vous vous alloueriez un ou deux Pomodoro par jour pour répondre et gérer vos communications. Dans mon cas, mon travail demande parfois que je demeure en constante communication (j’attends un courriel pour approuver un maquette, par exemple). Ceci dit, je vous lance le défi de CALCULER le temps que vous passez à vérifier vos courriels. Si vous êtes toujours à court de temps, limiter votre accès courriel pourrait vous être bénéfique.

Pourriels et abonnements

Faites le ménage de vos abonnements par courriels. Tout simplement! Ou encore, ouvrez-vous un compte séparés pour vos abonnements qui va éviter que votre boîte professionnels se remplisse de communication non pertinente. Si vous avez des courriels indésirables, marquez-les comme spam, votre logiciel les reconnaitra à l’avenir et ils se retrouveront directement dans votre fichiers spam.

Delete!

Classez et supprimez au fur et à mesure ou prenez l’habitude de le faire à la fin de la journée ou à la fin de la semaine. Un peu comme la comptabilité, de s’occuper de la paperasse, même si elle est virtuelle, au fur et à mesure qu’elle se présente évite qu’elle s’accumule (et de passer des heures à s’en occuper au lieu d’un petit 5 minutes).

En 5 Minutes:

Avez-vous vraiment besoin d’être notifiée par Facebook, twitter, pinterest à chaque fois qu’un usager réagi? Ces courriels polluent vos boîtes de réception! Prenez quelques minutes et changez vos configurations d’envois de courriels par les médias sociaux… ou créez-vous une règle qui mets ces courriels automatiquement dans un fichiers lorsqu’ils vous sont livrés.

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2 comments

  1. Geneuviève says:

    Ah, l’organisation des courriels et des fichiers! Je dois avouer que je suis nulle là-dedans. Au début, j’ai commencé seule alors à part pour ma propre efficacité, je n’avais pas vraiment de motivation externe pour mieux m’organiser… mais là, je paye! J’ai des employées, et j’attends un bébé pour dans deux mois, je n’ai plus le choix! Et c’est 1000 fois plus compliqué de faire du ménage dans un bordel que de bien s’organiser au départ. Organisation et accès aux fichiers, gestion des courriels, comment faire pour que tout le monde ait accès et sache qui doit répondre à quoi… tout un casse-tête. Très intéressant tes billets Valérie! Tu me donnes une petite motivation ce matin! 🙂

    • Valerie says:

      C’est vraiment une tâche ardue quand on a déjà une histoire corpo. Si tu en as les moyens, tu peux aussi engager quelqu’un pour t’organiser… ou attendre le congé de maternité 😉

      Le fait d’avoir maintenant Christine qui m’aide dans la gestion de Rose Flash m’a forcé à revoir toute mon organisation… SI je voulais qu’elle soit efficace, elle devait savoir et comprendre mes méthodes de calcul de devis par exemple… toutes ces infos se retrouvent dans ma tête! La tâche de tout sortir de ma tête et mettre sur papier en est une ardue, mais c’est un mal pour un bien 🙂

      Bon courage Geneuviève!

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